Эксперты признаются, что на текущий день есть немало способов обмануть работодателя, отправляясь в деловую поездку. Бо́льшая часть схем так или иначе связана с авиа- и ж/д билетами, которые для работодателя могут стать «золотыми»Фото: shutterstock.com

Уверены, что сотрудники тратят деньги только на командировки?

Ежегодно ассоциация сертифицированных экспертов по мошенничеству публикует отчеты своих исследований в области незаконных действий сотрудников. Так, в 2020 году компании по всему миру потеряли 5% дохода, что составляет более $4,5 триллиона.  

Эксперты признаются, что на текущий день есть немало способов обмануть работодателя, отправляясь в деловую поездку. Бо́льшая часть схем так или иначе связана с авиа- и ж/д билетами, которые для работодателя могут стать «золотыми». Самая распространенная из них заключается в следующем: сотрудник покупает более дорогой билет или выбирает авиакомпанию, картой лояльности которой он пользуется, несмотря на то что это существенно дороже рыночного предложения. На его личной карте накапливаются бесплатные мили за служебные полеты, и позже сотрудник использует их по своему усмотрению. Например, бесплатно летит на отдых. Это один из самых простых способов, который увеличивает бюджет на авиабилеты в среднем на 10–20%.

Еще один популярный способ обхитрить компанию — оформить авиабилеты на уволившихся коллег, а потом сдавать их через агентство, которое выписало эти билеты, получив наличные. Еще проще схема с железнодорожными билетами — средства за них можно вернуть в кассе любого вокзала.

Немало способов обвести вокруг пальца руководство компании и с бронированием отеля. Например, сотрудник резервирует самый дешевый номер, но, приехав в гостиницу, переселяется в более дорогой. Бухгалтерия знает, что руководство одобрило поездку, но понятия не имеет, какой именно номер в отеле был разрешен… Безусловно, масштаб бедствия каждой компании зависит от ее размера: если в ней всего несколько человек курсируют между городами по делам, то потери будут незначительными. А если это крупная международная компания, где десятки или даже сотни сотрудников регулярно отправляются в деловые поездки, то использование различных схем может привести к многомиллионным потерям для работодателя.

Не просто агрегатор, а бизнес-инструмент

Можно ли бороться с прозорливыми сотрудниками? Да, конечно. Некоторые компании использовали ERP*-системы, в которых велся учет деловых поездок сотрудников. Но был существенный минус — они по карману далеко не всем. Как быть, если компания не хочет терять деньги на командировках, но и не готова платить существенные средства за отслеживание своих сотрудников?

Решить этот непростой вопрос смогла процессинговая компания «Передовые платежные решения» (ППР), которая уже более 20 лет помогает бизнесам оптимизировать затраты на обслуживание автопарка. Накопленный опыт и знание рынка изнутри позволили им сформировать за два десятилетия достаточную экспертизу, чтобы запустить проект — «ППР Командировки».



«Организацию деловой поездки как для сотрудника, так и для компании сложно назвать приятным и легким процессом, — отмечает бизнес-партнер по продвижению новых продуктов ППР Дарья Манова. — Главная сложность заключается в том, что в него вовлечены все: от сотрудника, который должен отправиться из пункта „А“ в пункт „Б“, до бухгалтерии и руководства. Последние должны одобрить маршрут, выбранные билеты, отель, командировочные и так далее. Во многих компаниях этот процесс не отлажен, поэтому каждая деловая поездка превращается в бессмысленную беготню людей. Мы решили снять головную боль с предпринимательского сообщества, запустив удобный, понятный и, самое главное, бесплатный сервис — „ППР Командировки“».

Сервис работает по принципу агрегатора и позволяет организовать бизнес-поездку буквально в пару кликов: на нем удобно искать авиа- и ж/д билеты, отели, а также выбирать трансферыФото: shutterstock.com

Сервис работает по принципу агрегатора и позволяет организовать бизнес-поездку буквально в пару кликов: на нем удобно искать авиа- и ж/д билеты, отели, а также выбирать трансферы. Но его ключевое отличие в том, что он с первого дня становится полноценным бизнес-инструментом, который превращает рутину в увлекательный процесс.

Суть сервиса проста: все сотрудники компании, включая руководство, регистрируются в одном кабинете, но для каждого установлены свои правила игры — действуют определенные ограничения в зависимости от политики в компании. Например, расширенный доступ к кабинету получают руководители организации. В то время как сотрудникам будет доступна возможность подбора и бронирования билетов и отелей.

Единое окно, но с распределенным функционалом, удобно тем, что не нужно каждый раз собирать паспортные данные — достаточно один раз завести и сохранить их в профиле. А руководитель всегда может посмотреть общую картину трат по поездкам. Плюс ко всему некоторые поездки назначаются в срочном порядке, и, если у сотрудников есть доступ к сервису, им не придется обращаться к секретарю или в агентство и ждать от них ответа — забронировать отели и билеты для командировки они смогут самостоятельно.

«Одно из важных преимуществ сервиса — возможность подстраивать функционал под каждую компанию», — говорит Дарья Манова, бизнес-партнер по продвижению новых продуктов ППРФото: shutterstock.com

Согласование любой поездки без «боли»

На этом возможности сервиса «ППР Командировки» не заканчиваются. Здесь есть различные вспомогательные инструменты. В частности, речь о функции «тревел-политик». Она позволяет задать бюджет на поездки для каждого сотрудника — если кто-то попытается превысить лимит брони, система просто не даст купить билеты без дополнительного согласования с руководством.

Аналогично и с согласованием самой поездки. В крупных компаниях, где много сотрудников вынуждены постоянно ездить в командировки, этот процесс доставляет немало хлопот. Чтобы снять эту «боль», согласование в сервисе можно сделать буквально одним кликом, т. е. выбрать самостоятельно, с кем согласовать поездку и нужно ли вообще это делать.

«Одно из важных преимуществ сервиса — возможность подстраивать функционал под каждую компанию, — продолжила Дарья. — В настройках можно назначить разные права для пользователей системы. К примеру, некоторым сотрудникам можно дать возможность самим искать билеты, отели, но бронировать их смогут только бухгалтер или руководитель, которым система автоматически отправит выбранные параметры. С другой стороны, топ-менеджерам компании можно предоставить полный функционал: от поиска до бронирования и оплаты».

Кстати, в саму бронь по ходу можно вносить изменения. Не менее важно, что при резервировании билета или номера в отеле пользователь видит конечную цену — никаких скрытых комиссий в системе не «зашито».

Интерфейс сервиса интуитивно понятен — даже не самый продвинутый пользователь, оформляя свою первую бизнес-поездку, не запутается. В личном кабинете верхняя панель представляет собой четыре кнопки: авиабилеты, ж/д билеты, отель и аэроэкспресс.

Скриншот из личного кабинета по бронированию

После того как вы выбрали нужную категорию, вводите даты. Далее система предложит вам различные варианты. Удобно, что вся информация выгружается списком тут же — нет необходимости переходить на другие сайты или множественные всплывающие окна.

Скриншот из личного кабинета по бронированию

Выбранный вариант отправляете в корзину в один клик. Если это были билеты на самолет, система тут же предложит вам приобрести билеты на аэроэкспресс. Купить его можно тоже в один клик. Так же просто в сервисе выглядит бронирование отеля: выбираете город, дату, отель, номер и отправляете в корзину. Далее отправляете на согласование коллеге, за которым в компании закреплена роль ответственного за командировки. После его одобрения билеты и отель можно оплачивать — денежные средства спишутся со счета компании в личном кабинете. Затем в личный кабинет придет подтверждающее письмо.

Если с бронью что-то не так, то не стоит отчаиваться. У «ППР Командировки» есть круглосуточная техподдержка: достаточно задать вопрос тревел-помощнику, и в кратчайшие сроки вам поступит ответ.

«Раньше после завершения деловой поездки необходимо было подбивать все чеки, составлять закрывающие документы и стоять в очереди в бухгалтерию, — резюмирует бизнес-партнер по продвижению новых продуктов ППР. — В нашем сервисе этот процесс происходит автоматически: система формирует весь пакет документов сама и выгружает прямо в 1С раз в месяц. В результате у вас экономится масса свободного времени, чтобы подыскать себе билеты и отель для следующей командировки».

Стоит отметить, что в сервисе «ППР Командировки» уже более миллиона отелей по всему миру, а свои услуги предоставляют 275 авиакомпаний планеты. Сервисом уже пользуются сотни компаний на постоянной основе, и их количество продолжает стремительно расти.