Во «ВкусВилле» в связи с расширением штата стали ежемесячно нанимать более тысячи сотрудников, что сказалось на нагрузке кадрового делопроизводства. Это увеличило нагрузку на специалистов HR*-отдела. Большое количество времени и ресурсов тратилось на то, чтобы согласовать и подписать документы, а т. к. сотрудники находятся в разных регионах — еще и на доставку курьером, взаимодействие с работниками в дистанционном формате.

Специалисты подсчитали, что из-за регулярно повторяющихся рутинных действий HR-департамент тратит около 3−4 человеко-часов на оформление всего одного документа. А таких документов становилось все больше с каждым месяцем. Чтобы автоматизировать рутину и перенаправить ресурсы HR на более приоритетные задачи, во «ВкусВилле» приняли решение внедрить систему кадрового электронного документооборота (КЭДО). Компания стала участником эксперимента Минтруда, направленного на перевод документооборота в цифровое пространство.

Компания решила использовать для оцифровывания документооборота платформу HRlink. Чтобы внедрить КЭДО во «ВкусВилле», команда HRlink подготовила базу знаний и нормативные документы. Для комфортного погружения в электронный документооборот сотрудникам провели вебинары и демо интерфейса платформы. Это позволило показать каждому работнику, что работать с HRlink просто, безопасно и удобно.

«HRlink помог компании уменьшить необходимость в расширении штата кадровой службы, снять лишнюю нагрузку с сотрудников, сократить время на рутину, которая возникает в бумажном документообороте, — отметила руководитель отдела кадров „ВкусВилла“ Ольга Овчинская. — Благодаря команде сервиса мы смогли быстро оцифровать документооборот. Также мы оценили возможность настроить интеграцию с нашими кадровыми сервисами и оперативную работу техподдержки».

Благодаря HRlink сеть «ВкусВилл» сделала процесс подписания документов удобным для всех сотрудников. Среди основных результатов внедрения КЭДО — экономия времени. Теперь оформление сотрудника вне зависимости от того, в каком регионе он находится, занимает 30 минут (ранее процесс занимал в среднем три дня). Кроме того, заметно снизилась нагрузка на HR-департамент, а также в 2 раза сократилась необходимость найма новых кадровых специалистов.

Реклама. ООО «Хэдхантер» (hh.ru)
0+