Телефония из облака – для гибкости бизнеса

КОГДА ГИБКОСТЬ – НАСУЩНАЯ НЕОБХОДИМОСТЬ

Особенность малого бизнеса – высокая динамичность. Другими словами, быстрое изменение внешних и внутренних условий, на которые нужно оперативно реагировать. У крупного и среднего бизнеса также возникают связанные с телефонией задачи, которые нужно решать оперативно и с минимальным вмешательством в инфраструктуру. Поэтому оптимальная система телефонизации предприятия должна быть способна гибко изменяться, не требуя для этого больших капитальных вложений.

С какими типичными задачами и проблемами в области телефонии может столкнуться бизнес? Первое – это переезд или открытие нового офиса. Переезд может быть связан с расширением и необходимостью перебраться в большее помещение либо, наоборот, с сокращением расходов и перемещением в более дешевое помещение. Это особенно вероятно в периоды экономической нестабильности. Новые офисы могут открываться как в том же городе, что и головной, так и в другом регионе.

Вопрос, связанный с телефонным номером, возникает во всех этих случаях. Как правило, при переезде требуется сохранить номер, а при открытии офиса в том же городе – подключить его к существующему номеру. Если филиал открывается в другом регионе, главными задачами будут быстрая телефонизация этого филиала и организация недорогой связи между офисами. А дополнительным плюсом при переезде будет возможность не прерывать работу и во время этого процесса.

Изменение конкурентной обстановки, смена профиля деятельности компании, открытие нового направления либо создание новой службы (скажем, технической поддержки) может потребовать изменения бизнес-правил обработки вызовов. Например, правил распределения входящих звонков. Внедрение программы анализа работы операторов или мотивационных программ потребуют получения специализированных отчетов и, возможно, смены схемы распределения вызовов.

Для того, чтобы нововведение было эффективным, нужна его реализация в определенный срок. И чем короче будет этот срок и меньше трудозатраты, чем быстрее можно будет корректировать эти изменения, тем больший эффект они смогут принести. В идеале хорошо было бы иметь такую систему, которая не будет зависеть от географического положения офиса, позволит легко варьировать функциональность и при этом платить только за те функции, которые нужны в конкретный период времени.

Системы телефонизации, основанные на стационарных аппаратных АТС, не обладают такой гибкостью. Покупая стационарную АТС, предприниматель вынужден закладывать определенный функционал «на вырост». При этом легко ошибиться как в большую, так и в меньшую сторону, поэтому предприятие рискует своими первоначальными вложениями в дорогостоящее оборудование. Однако существует решение, дающее гораздо большую гибкость и, в то же время, менее дорогое, чем стационарные АТС. Это – виртуальные, они же – облачные АТС.

ОБЛАКА НА СЛУЖБЕ БИЗНЕСА

Что такое виртуальная АТС? С технической точки зрения, это один из популярных ныне облачных сервисов. Все компоненты такой системы размещаются на серверах и коммутаторах, которые установлены в дата-центрах и обслуживаются профессиональными специалистами – об этом заботится провайдер услуги. Пользователю достаточно иметь выход в интернет и одно из устройств для совершения и принятия вызовов: IP-телефон, обычный телефон с переходником, мобильный телефон или компьютер с подключенной гарнитурой.

С точки зрения рассмотренных выше потребностей бизнеса, облачная АТС – практически идеальное решение, которое способно мгновенно реагировать и на изменение масштаба предприятия, и на изменение его потребностей. А с точки зрения предпринимателя – это возможность раз и навсегда избавиться от головной боли, связанной с выбором и поддержкой оборудования, необходимостью вникать в технические детали. В конце концов, любому бизнесмену и так хватает забот, непосредственно связанных с его сферой деятельности.

ДЛЯ МАЛЕНЬКИХ, СРЕДНИХ И БОЛЬШИХ

Виртуальные АТС обладают рядом преимуществ, которые по достоинству оценит любой рачительный хозяин, от владельца небольшой сети пиццерий до генерального директора крупного предприятия.

Скорость внедрения решения – одно из важнейших преимуществ. Благодаря тому, что телефония предоставляется как услуга, и все оборудование, за исключением телефонных аппаратов, находится в дата-центрах провайдера, телефонизировать офис можно за один день. При этом не нужно выбирать конфигурацию АТС, продумывать, какие функции будут необходимы, ждать поставку, инсталляцию, заказывать телефонные номера и обеспечивать нужное количество телефонных линий.

Виртуальная АТС позволяет просто выбрать наиболее подходящий тарифный план и необходимые возможности, которые нужны здесь и сейчас. Настройка, равно как и расширение функциональности, делается в несколько кликов мыши через обычный веб-браузер. А номера с поддержкой множества внешних каналов (скажем, до 100 одновременных входящих вызовов) позволят надолго забыть о пропущенных звонках.

Легкая масштабируемость и отсутствие географической привязки – еще одно преимущество. Пользоваться облачной АТС можно в любом месте, где есть доступ в интернет, при этом не нужно предпринимать какие-либо особые действия для сохранения номера. И при переезде, и даже при открытии еще одного офиса в городе можно будет использовать тот же самый телефонный номер. А если офис открывается в другом городе – с легкостью добавить номер в коде нужного региона. Либо подключить номер в коде 8-800, звонок на который будет бесплатен для абонента из любой точки России. Кстати, при использовании виртуальной АТС бесплатной будет и внутренняя связь между офисами компании.

Количество внутренних номеров можно легко увеличить или уменьшить. Кроме того, сотрудники смогут полноценно использовать услуги корпоративной связи не только в любом офисе компании, но даже работая дома или находясь в командировке. В качестве устройства связи в этом случае можно применять, например, ноутбук с гарнитурой и установленным специальным программным обеспечением – софтфоном.

При необходимости снижать издержки – переезд в более дешевый офис, уменьшение количества внутренних номеров, закрытие филиала – предприятие будет сокращать свои расходы, практически не теряя первоначальных инвестиций в телефонию. Это связано с тем, что при подключении облачной АТС не требуется приобретать дополнительное оборудование, за исключением, возможно, телефонных аппаратов. Тогда как стоимость стационарной АТС может быть довольно высокой.

ВСЕГДА АКТУАЛЬНА

Чрезвычайно важное для динамично развивающегося бизнеса свойство виртуальной АТС – возможность легко добавлять новые функции. К таким функциям относятся голосовое меню для приветствия клиентов и первичной сортировки вызовов, запись разговоров, изменение схемы распределения вызовов между менеджерами и т. д. А еще – виртуальная АТС, в отличие от стационарной, никогда не устаревает, гибко подстраиваясь под развитие технологий. Ведь провайдеры этой услуги выполняют обновление программного обеспечения постоянно и без необходимости какого-либо участия со стороны пользователя.

Кроме того, некоторые облачные АТС предлагают такие возможности, которые в принципе недоступны при использовании стационарных АТС. Например, с виртуальной АТС компании «Манго Телеком» можно использовать полностью интегрированную с ней облачную CRM, которая позволит вести клиентскую базу, автоматизировать процесс продаж, использовать функции бизнес-аналитики и многое другое.

Таким образом, облачная АТС не только снижает стоимость телекоммуникационной инфраструктуры и позволяет генерировать дополнительную прибыль за счет расширенных возможностей автоматизации, анализа и контроля. Облачная АТС делает бизнес гибким, позволяя моментально подстраиваться под изменяющиеся условия и проводить быстрые циклы совершенствования процессов.

16+