«Слепое пятно» малого и среднего бизнеса

Без чего не может жить ни один бизнес? — Конечно, без клиентов, которые приносят прибыль компании. Не будет клиентов – и компания скоро обанкротится. Поэтому привлечению клиентов, маркетингу хоть какое-то внимание уделяют все.

А вот про менее очевидную вещь – оптимизацию и систематизацию бизнес-процессов – часто забывают. Если крупный бизнес чётко понимает необходимость таких мероприятий, то малый и средний часто даже не задумываются о повышении эффективности бизнес-процессов, несмотря на то, что порой от этого компания выигрывает не меньше, чем от хорошей рекламной кампании.

Плюсов от оптимизации немало. Перечислю основные:

1. Снижаются издержки – меньше теряется денег, времени, меньше тратится людских и/или производственных ресурсов для получения такого же или даже более высокого результата.
2. В целом повышает эффективность бизнеса и его конкурентоспособность.
3. Бизнес становится более управляемым. — Всё (или почти всё) регламентированно и прописано. Всегда понятно, кто, за что и в каком объёме отвечает. Не нужно лично контролировать каждого сотрудника (потому что это начинают эффективно делать управленцы), проверять лично, не задержана ли отгрузка важному клиенту по вине дяди Васи.
4. Повышается эффективность и мотивированность персонала. — Т.к. каждый знает свой круг задач (нередко мы встречаем ситуацию, когда у сотрудников нет четкого обозначенной сферы ответственности - что директор поручил, то и делается, взваливаются задачи, не соответствующие функционалу сотрудника и т.д.), чётко прописана схема мотивации в привязке к KPI (для каждой должности, естественно, свои ключевые показатели и свои "мотиваторы" для сотрудников).
5. Освобождается много личного времени (генерального) директора, которое он обычно тратил на "тушение пожаров", текучку и рутину. Соответственно, появляется больше времени для работы НАД бизнесом, а не В нём. Т.е. заниматься стратегическими задачами, а не оперативно-тактическими.
6. Бизнес становится более "прозрачным" для владельца. — В правильно выстроенной системе он всегда может посмотреть где, что и как происходит – и эту информацию он будет получать без искажений и сразу (а не в ежемесячном или квартальном отчете, когда может быть уже поздно).
7. За счёт этого владельцу проще "уволиться" из своего бизнеса, т.к. существенно снижаются или вовсе исключаются риски, что компания "развалится", бизнес уведут и т.п.
8. Значительно упрощается задача создания франшизы собственного бизнеса (если есть цель её создать). — "Ядро" франшизы – это чёткая регламентация множества бизнес-процессов компании: производства, логистики, аренды, найма, маркетинга, продаж, сервиса и т.д. Именно эти задачи решаются в процессе проекта по оптимизации.

В общем, выгоды очевидны. Однако многие до сих пор не уделяют оптимизации должного внимания. По нашему опыту причин тому несколько:

• Пока неактуально.

Обычно это бизнес, который находится в процессе реорганизации, изменения ключевых процессов, смены стратегии развития и т.д. И сначала нужно пройти этот период, прежде, чем что-то оптимизировать. Либо это молодой бизнес, которому ещё рано задумываться над систематизацией и оптимизацией, т.к. есть другие более важные дела, от которых зависит выживание бизнеса в целом. Да и бизнес-процессы ещё не устоялись, могут сильно меняться в зависимости от ситуации. В общем, оптимизация – это больше для тех, у кого всё относительно "стабильно", но нужно быстрее, выше, сильнее.

• Не знают, что такое в принципе существует.

Многие даже не подозревают, что можно провести такую работу над своим бизнесом и получить вышеописанные результаты. Т.к. вы читаете эту статью, то уже не относитесь к их числу.

• Что-то где-то слышали об этом, но ясного понимания нет, а потому и действий никаких в этом направлении не предпринимается.

Таких уже немало, но они сами себе вредят тем больше, чем больше затягивают с этим вопросом. Да, без оптимизации бизнес жить и работать может, хотя бы потому, что большинство конкурентов вокруг такие же неэффективные. А значит и конкуренция не такая острая, чтобы заставила задуматься над повышением своей эффективности и совершением действий в этом направлении. Однако, чем дольше с этим тянуть, тем острее становится проблема внутренней неэффективности. И она становится всё острее с ростом компании, т.к. методы работы, которые давали результат в компании из 10-20 человек, уже не работают в компании с 50, 100 или более сотрудниками. Да и конкуренты тоже не все "спят". Компаний, которые повышают эффективность бизнес и персонала и снижают издержки, становится всё больше.

• Знают про оптимизацию, но есть сомнения, а потому не внедряют.

Сомнения обычно такого рода:

• А надо ли нам это в принципе?
• Актуально ли для нас это прямо сейчас?
• А не сделаем ли мы только хуже?
• Применимо ли это в нашей компании?
• У нас уникальный бизнес, его не получится алгоритмизировать. / У нас много творческих (креативных) процессов, работу дизайнера не зарегламентируешь...
• Это долго и дорого, а сейчас есть поважнее задачи.

Давайте вкратце разберем каждое из этих сомнений.

"Надо ли нам это в принципе?"

Если всё устраивает, нет желания развивать бизнес, повышать его эффективность и есть 100%-ная уверенность, что конкуренты не догонят и не перегонят, даже если внедрят все лучшие бизнес-практики в маркетинге, продажах, оптимизации, логистике и т.д. — то вам это не надо.

"Актуально ли для нас это сейчас?"

Это практически философский вопрос. Зачастую лучше время для выполнения чего-то продуктивного – это сейчас. Но практически у всех всегда есть какие-то важные дела, которые вытесняют или отодвигают чуть менее важные дела. Вопрос приоритетов, в общем. Другое дело, что проект по оптимизации и систематизации бизнеса вполне можно выполнять параллельно с другими задачами – расширением дилерской сети, запуском нового продукта или разработкой новой версии корпоративного сайта. Проект по оптимизации однозначно вам нужен, если вы понимаете, что что-то идёт не так, бизнес "буксует":

• в производстве и сервисе становится всё больше "косяков" и ошибок,
• управление процессами и персоналом уже не так эффективно, как прежде,
• данные при движении от сотрудника к сотруднику или от отдела к отделу теряются,
• персонал работает неэффективно.

Это прямые признаки того, что тянуть с изменениями больше нельзя. Именно с такими проблемами столкнулся один из наших клиентов, обратившихся недавно за помощью. Это оптовая компания, работающая без малого 16 лет, руководство которой поняло, что дальше так продолжаться не может. Проект по оптимизации бизнес-процессов этой компании ещё продолжается, однако уже на 2-м этапе (всего в нашей системе их 4) она получила вполне измеримые результаты:

• Объем продаж вырос на 12%, прибыль при этом выросла на 17%.
• На 14-15% снизился удельный вес дебиторской задолженности в объеме продаж.
• В 2 раза увеличилось количество новых клиентов по сравнению со среднестатистическим за последние полгода.
• Средняя зарплата выросла на 6%, при этом валовая прибыль на рубль заработной платы на 10% возросла.
• Сотрудники, поначалу опасавшиеся перемен, наоборот довольны: зарплата не стала меньше, а выросла, в сравнении с предыдущим периодом. При этом результата они выдали больше.

"А не сделаем ли мы только хуже?"

Опасения что-то "сломать" понятны и обоснованы. Однако... Во-первых, обратите внимание на результаты компании из примера выше. Стало ли ей хуже? Во-вторых, да, некоторые руководствуются принципом "работает – не трогай". Но это не правило на все случаи жизни и все времена. Есть ситуации, когда лучше менять, чем не менять. А чтобы не сломать то, что работает, нужно следовать двум простым правилам:

1. Выбрать правильную методику (подход, алгоритм) либо компанию, которая уже имеет опыт внедрения в других компаниях и знает, что делает. Например, к нам. Но можно и к кому-то другому.
2. Там, где это возможно, вносить определенные изменения в тестовом режиме, с возможностью отката назад, если что-то пошло не так. В наших проектах тестовый этап всегда имеется.

"Применимо ли это в нашей компании?"

Однозначно да, поскольку как-то ваша компания работает. А значит есть какие-то повторяющиеся процессы, алгоритмы, регламенты и инструкции. Просто они не всегда чётко прописаны "на бумаге" и часто не очень оптимальны. А значит можно повышать их эффективность, как и эффективность бизнеса в целом.

"У нас уникальный бизнес, его не получится алгоритмизировать. / У нас много творческих (креативных) процессов, работу дизайнера не зарегламентируешь..."

Во-первых, смотрите ответ на предыдущий вопрос. Насколько бы творчески и уникально у вас всё ни делалось, всегда есть повторяющиеся процессы и регламенты. От бухгалтерии до регламентов приёма заявок от клиентов. Во-вторых, даже для творческих можно устанавливать определенные правила и рамки, от которых креатив становится только лучше. И, к тому же, как-то ведь обучают художников, дизайнеров и программистов – значит и у них есть вполне понятные алгоритмы. У программистов тем более. "Это долго и дорого, а сейчас есть поважнее задачи."

Что для вашего бизнеса важнее, решать, естественно, только вам. А применение слова "дорого" в отношении бизнеса лично я не понимаю. Есть только "выгодно/невыгодно", "целесообразно ли" и "как быстро это окупится". Резюмируя статью, несколько выводов для вас:

1. Если вы хотите повысить КПД своего бизнеса, сделать его более управляемым, освободить больше времени для стратегических дел или вовсе "уволиться" из бизнеса, то вам сам доктор прописал оптимизацию и систематизацию бизнес-процессов.
2. Основной плюс такого проекта, что результат долгосрочный и долгоиграющий.
3. Ничего страшного в таком проекте нет: бизнес не разрушится, доходы не упадут, персонал не разбежится. В нескольких компаниях мы это внедрили – они только выиграли от этого.
4. Лучше пригласить специалиста по оптимизации на встречу и подробно расспросить, чем терять время, выдумывая сомнения из головы под влиянием собственных страхов. Можете обратиться к нам.

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции